Kişisel Veri İşleme Envanteri
A. PSİKOLOJİK DANIŞMANLIK HİZMETİ KAPSAMINDA İŞLENEN VERİLER
1. VERİ KATEGORİLERİ
a. Kişisel Veriler
i. Kimlik Bilgileri :(Ad-soyad, cinsiyet, doğum tarihi ve yeri, medeni hal, TC Kimlik Numarası, imza bilgisi)
• Danışan reşit değilse, veli veya vasisinin ismi alınmaktadır.
ii. İletişim Bilgileri: (İletişim adresi, e-posta adresi, telefon numarası, adres numarası, faks numarası)
• Danışan reşit değilse, veli veya vasisinin iletişim bilgileri alınmaktadır.
iii. Müşteri İşlem: ( Makbuz, Fatura, v.b.)
• Danışan reşit değilse, veli veya vasisinin müşteri işlem bilgileri alınmaktadır.
iv. Finans Bilgileri :(Banka hesap numarası (IBAN), banka hesap bilgileri- hesap sahibi vb.- kredi kartı bilgisi, fatura düzenlemek için gerekli bilgiler, vb. bilgiler.)
• Danışan reşit değilse, veli veya vasisinin finans bilgileri alınmaktadır
b. Özel Nitelikte Kişisel Veriler
i. Sağlık Bilgileri: (Kişilerin geçirdiği hastalıklar, kullandığı ilaçlar, tıbbi raporlar, tıbbi- tedavi öyküsü, hastalık geçmişi, fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi)
ii. Cinsel Hayat Bilgileri: Psikolojik danışmanlık hizmeti sunabilmek adına gerekli olması halinde cinsel hayat bilgileri istenebilmektedir.
2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
A.1 Başlığında sayılan kişisel veriler ve özel nitelikteki kişisel veriler; danışanlara psikolojik danışmanlık hizmeti sunulabilmesi, seans günü belirleme, ücretin tahsili süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla işlenmektedir.
3. VERİ KONUSU KİŞİ GRUBU
Psikolojik danışmanlık hizmeti almak için başvuran danışanların A.1 Başlığında sayılan verileri alınmaktadır. Yukarıda belirtildiği üzere; henüz 18 yaşını doldurmamış ergin olmayan danışanların velilerinin de kimlik ve iletişim verileri alınmaktadır. Ayrıca, bazı durumlarda ödemelerin veli veya vasi tarafından yapılacak olması durumunda veli ve vasilerin müşteri işlem ve finans bilgileri de alınmaktadır.
4. KİŞİSEL VERİ İŞLENME SEBEPLERİ
| VERİ KATEGORİSİ | DANIŞANDAN ALINAN VERİLER | VELİ-VASİDEN ALINAN VERİLER |
| Kimlik Verisi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve öngörülen yükümlülükler doğrultusunda mesleki ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi. | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması. |
| İletişim Verisi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve öngörülen yükümlülükler doğrultusunda mesleki ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi. | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması. |
| Müşteri İşlem Verisi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve öngörülen yükümlülükler doğrultusunda mesleki ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi. | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması. |
| Finans Verisi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve öngörülen yükümlülükler doğrultusunda mesleki ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi. | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması. |
| Sağlık Verisi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve öngörülen yükümlülükler doğrultusunda mesleki ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi. | Alınmamaktadır. |
| Cinsel Hayat Verisi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve öngörülen yükümlülükler doğrultusunda mesleki ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi. | Alınmamaktadır. |
5. KİŞİSEL VERİLERİN AZAMİ SAKLANMA SÜRESİ
A.1 Başlığında sayılan kişisel veriler mesleki yükümlülükler dolayısıyla tedavinin sonlanmasından itibaren 20 yıl süresince saklanacaktır. Makbuz ve ödeme işlemlerine ait veriler/ belgeler Türk Borçlar Kanunu uyarınca belge tarihi itibariyle 10 yıl süreyle saklanacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI
a. Alıcı/Alıcı Grupları
Sunulan psikolojik danışmanlık hizmetinin karşılığında alınan bedelin faturalandırılabilmesi için Muhasebeci/Serbest Mali Müşavir ile Hastanın kimlik bilgileri paylaşılmaktadır. Sunulan psikolojik danışmanlık hizmetine ilişkin ödemenin kredi kartı veya banka hesabı üzerinden yapılması halinde ödeme bilgileri, kimlik bilgileri (Ad, soyad, TC) ilgili aracı kurumlar ve/veya bankalarla paylaşılmaktadır.
b. Yabancı Ülkelere Veri Aktarımı
Psikolojik danışmanlık hizmetinin online seans şeklinde sunulması halinde veya süpervizör seanslarının online olarak yapılması halinde, söz konusu online platform ve/veya aplikasyonların (Skype, Zoom vb.) yurt dışı menşeili bazı aplikasyonlara işlenebilmektedir. Bu durumdaki amaç verinin yurtdışına aktarımı değildir, psikolojik danışmanlık hizmetinin sağlanabilmesi için bu işlemin yapılmasının zorunlu olması halidir.
B- KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KANUNU KAPSAMINDA ALINAN GÜVENLİK TEDBİRLERİ
1. İdari Tedbirler
i. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
ii. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
iii. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
iv. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
v. Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
vi. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
vii. Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
2. Teknik Tedbirler
i. Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
ii. Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
iii. Şifreleme yapılmaktadır.